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Macのスマートフォルダって何?その機能と使い方について

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Macのスマートフォルダって何?その役割と使い方

Macには「スマートフォルダ」という機能があるのをご存知でしょうか?名前は知っているが使い方がよくわからなかったり、使っていなかったり、そもそも「スマートフォルダ」って何?という方が多いのではないでしょうか。

パソコンで「フォルダ」と言えば

日頃使うエクセルやワードなど様々なデータを整理するのに使っていますよね。

例えば、写真を「運動会」や「旅行先」などで分けたり、仕事で使用するWordファイルを取引先や目的別に分けたりして保存しているかと思います。

そしてこれらの分別作業は、通常はみな手作業で分けているかと思います。

これって結構手間ですよね?

さらには、ある時、『あのファイルどのフォルダにしまったっけ!?』と欲しいファイルが見当たらなくなることも、往々にして出くわしますよね?

フォルダの検索機能を使えばよいのですが、いちいち検索ワードを打ち込むのも面倒であったり、保存したファイルの名前を忘れてしまって、検索しても出てこない!!なんてこともあるかと思います。

そんなことにならないようにやってくれるのが、実は「スマートフォルダ」という機能なんです。

ファイルを自動で分別!便利なフォルダ=>スマートフォルダ

「スマートフォルダ」は見た目は通常のフォルダと一緒です。ただ、フォルダの色が違います。通常のフォルダは「水色」なのに対して、スマートフォルダは「紫色」です。

見た目は色と若干デザインが違うだけですが、中身の機能は全く別物です。

通常のフォルダには、ファイルの現物を直接保存しています。

スマートフォルダには、ファイルの現物はありません。どういうことかというと、スマートフォルダにある条件を指定します。すると、その条件に合ったファイルを探して、スマートフォルダ内に常に表示します。つまり、通常のフォルダの検索結果を常に表示してくれるフォルダ、と言えるでしょう。

しかも、その検索機能は通常のフォルダの検索機能よりも細かく設定できます。

言葉だと難しいところもあるかと思いますので、次の実践編をご覧ください。

スマートフォルダの作成−実践

1.まず検索をさせたいフォルダを選択−ここでは例として「書類」フォルダを選択

2. 続いて【ファイル】→【新規スマートフォルダ】を選択

3. 新しく表示された新規スマートフォルダの右上の【+】をクリック

4. 検索条件を入力するバーが表示

5. 探したいファイルの条件項目を選択

6. さらに詳しい項目を選択−例えば「種類」を選択した場合には、PDFやイメージ、フォルダ、プレゼンテーションなどを選択できる。ここでは 【PDF】を指定してみます

7. この時点で【書類】フォルダに保存されている【PDF】ファイルすべてが表示されます

8. 見つかったファイルを選択すると、そのファイルが保存されている場所がFindeの下部に表示されます

9. 下部に表示されているファイル位置はフォルダの名前が省略されていますが、途中の階層のフォルダにマウスを合わせると、そのフォルダ名がパッと表示されます−とても便利ですね

10. さらに【+】をクリックすると検索条件を追加できます

11. 例えば【作成日】を選択し、【2週間以内】に設定するとファイルが絞られます

12. この検索は【保存】をクリックし、保存することができます

13. 【保存】をクリックすると、スマートフォルダの名称や保存場所を指定できます

14. このとき【サイドバーに追加】を選択しておくと、保存したスマートフォルダが下記画像のようにサイドバーに追加され簡単にアクセスできるようなります

15. 検索条件で【その他】を選ぶと下記のように多種多様なものを選択できます。

これらの検索条件をうまく設定することで、日々増えていくファイルを簡単に整理できるようになりますね。

皆さんもよければ各自で使い方を工夫されてみてはいかがでしょうか。

もし、こんな設定が便利!というのが見つかりましたら、コメントに載せていただきシェアしていただけましたら幸いです。

文責:まきひでき

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